Open Source Software erfährt in Verwaltungen immer mehr Zuspruch. Gerade bei Fachanwendungen genügt es oft nicht, eine bestehende Software einzukaufen und zu nutzen. In der Regel sind mindestens Anpassungen, manchmal auch komplette Neuentwicklungen notwendig. Open Source Software bietet sich dabei nicht nur für die zu implementierenden Komponenten an, sie hat auch unschlagbare Vorteile im Gesamtpaket.

Einerseits wird die Entwicklung und Verwendung durchaus gewünscht und gefördert, andererseits haben sich auf Arbeits- und Ausführungsebene noch keine Verfahren und Techniken für Ausschreibungsprozesse und Projektmanagement zur Umsetzung von Open Source Software-Entwicklungsprojekten etabliert.

Die Bedarfsstellen sind bei der Erstellung und Begründung von Beschaffungsanträgen, der Budgetplanung und dem Projektmanagement oft auf sich allein gestellt. Die jeweiligen IT-Abteilungen bieten häufig keine Unterstützung und behindern nicht selten die Prozesse. Die Beschaffungsstellen unterstützen lediglich bei vergaberechtlichen Fragestellungen und zeigen in der Regel wenig Verständnis für die spezifischen Bedürfnisse der Bedarfsstellen bei der Beschaffung von Open Source Software.
Wie können die Bedarfe für Software- und Digitalisierungslösungen befriedigt werden? Welche Vorteile bieten dafür Open Source Software und welche Herausforderungen müssen bei der Beschaffung von Entwicklungsleistungen für Open Source Software und Digitalisierungslösungen bewältigt werden? Welche spezifischen Probleme ergeben sich im Bereich GIS? Wohl wissend, dass die vorhandenen Herausforderungen und entstehenden Probleme spezifisch sind und sich in den Bundesländern und den einzelnen Verwaltungen unterscheiden, wollen wir uns mit euch rund um diesen Themenbereich austauschen und Erfahrungen gelungener Umsetzungen einbringen.

Wie die Herausforderungen bei der Beschaffung von Open Source Software in Verwaltungen bewältigt werden können, wollen wir mit euch und kompetenten Gästen diskutieren. Angefragt sind Expert:innen und Vertreter:innen von Schulungs- und Beratungseinrichtungen, Verwaltungen und der digitalen Zivilgesellschaft mit Bezug zu Verwaltungen und Beschaffung.

Mögliche Fragestellungen an die Teilnehmenden:

• Welche grundsätzlichen Analyse- und Arbeitsabläufe sollte man dem Beschaffungsvorgang voranstellen?

• Wie komme ich zu einer für alle Beteiligten sinnvollen Leistungsbeschreibung?

• Welche Vertragsarten bieten sich an?

• Welche Vertragsklauseln sollte ich einfügen?

• Wie viel Zeit sollte man für das Projektmanagement einplanen?

• Welche Kommunikationswege und Dokumentationstechniken bieten sich an?

• Wie kann man die Abrechnung gestalten?

• Wie kann man Zusatzaufwand und Gewährleistungen regeln?

• Welche Methoden und Techniken können genutzt werden, um die Ergebnisse der Community zu Verfügung zu stellen?

Wenn Sie vorab eine Frage stellen möchten, wird diese in der Session besprochen. Schreiben Sie dazu Ihre Fragen im Q&A-Bereich unter https://ars.particify.de/p/36133745